Algemene voorwaarden

Easy Administratie is een administratiekantoor dat administratieve en boekhoudkundige diensten verleent aan zzp'ers en eenmanszaken. Onze bedrijfs- en contactgegevens vindt u hieronder en onderaan deze pagina.

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en leveringen van diensten door Easy Administratie, en op elk gebruik van het klantenportaal.

Afwijkingen van deze voorwaarden gelden uitsluitend indien deze schriftelijk zijn overeengekomen. Eventuele algemene voorwaarden van de klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Indien de klant akkoord gaat met een aanbod of gebruikmaakt van het platform, aanvaardt de klant deze algemene voorwaarden.

Aan de dienstverlening gaat doorgaans een vrijblijvende kennismaking vooraf. Op basis daarvan ontvangt de klant een transparant voorstel met een vast jaartarief.

De overeenkomst komt tot stand op het moment dat de klant het aanbod van Easy Administratie aanvaardt, dan wel op het moment dat Easy Administratie met de uitvoering van de opdracht aanvangt (bijvoorbeeld door het aanmaken van een account of het inrichten van de administratie).

Aanbiedingen en offertes zijn vrijblijvend en gelden gedurende de daarin vermelde termijn of, bij gebreke daarvan, gedurende een redelijke termijn.

Easy Administratie levert administratieve en digitale diensten voor zzp'ers en eenmanszaken. De dienstverlening omvat, afhankelijk van de gemaakte afspraken, onder meer:

Accounts voor het klantenportaal worden door de beheerder van Easy Administratie aangemaakt. Zelfregistratie via de website is niet mogelijk.

De klant dient zijn inloggegevens vertrouwelijk en zorgvuldig te behandelen en niet met onbevoegden te delen. De klant is verantwoordelijk voor al het gebruik dat via zijn account plaatsvindt.

Bij (vermoeden van) misbruik of verlies van inloggegevens dient de klant Easy Administratie zo spoedig mogelijk te informeren. Easy Administratie mag toegang tot een account (tijdelijk) beperken indien dit noodzakelijk is voor de beveiliging of de goede werking van het platform.

De klant is en blijft verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de informatie, facturen, documenten en overige gegevens die hij aanlevert, tenzij schriftelijk of wettelijk anders is bepaald.

Easy Administratie mag bij haar werkzaamheden uitgaan van de juistheid en volledigheid van de door de klant aangeleverde gegevens. De klant verleent tijdig zijn medewerking die redelijkerwijs nodig is voor een goede uitvoering van de dienstverlening.

De klant kan documenten en gegevens aanleveren via het klantenportaal. De klant staat ervoor in dat hij bevoegd is de aangeleverde documenten en (persoons)gegevens te verwerken en met Easy Administratie te delen.

De klant zal geen documenten of gegevens uploaden die onrechtmatig zijn of inbreuk maken op rechten van derden. Easy Administratie mag documenten weigeren of verwijderen indien deze naar redelijk oordeel onrechtmatig zijn of de goede werking van het platform in gevaar brengen.

Het platform maakt gebruik van functies voor automatische herkenning en verwerking van gegevens, waaronder het automatisch uitlezen van bijvoorbeeld het factuurnummer en het totaalbedrag uit geüploade facturen (OCR).

Deze automatische verwerking is een hulpmiddel en kan fouten of onvolledigheden bevatten. De herkende gegevens vormen een voorstel; belangrijke administratieve gegevens dienen waar nodig te worden gecontroleerd en zo nodig gecorrigeerd voordat zij definitief worden vastgelegd.

Easy Administratie spant zich in voor een correcte werking van deze functies, maar sluit haar verantwoordelijkheid niet verder uit dan op grond van deze voorwaarden en het toepasselijke recht is toegestaan (zie artikel 17).

Voor zover bij deze automatische verwerking gebruik wordt gemaakt van diensten van derden voor het verwerken van (persoons)gegevens, is dit nader beschreven in het Privacybeleid; de artikelen 13 en 15 zijn daarop van overeenkomstige toepassing.

Easy Administratie werkt met een vast jaartarief (geen uurtje-factuurtje). Het toepasselijke tarief wordt vooraf kenbaar gemaakt in het aanbod en/of op de website en maakt onderdeel uit van de overeenkomst.

Tenzij anders vermeld, zijn tarieven exclusief btw. Facturen dienen te worden voldaan binnen de op de factuur vermelde betaaltermijn.

Bij niet-tijdige betaling is de klant, na een herinnering met een redelijke termijn om alsnog te betalen, in verzuim. Easy Administratie mag in dat geval de wettelijke (handels)rente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen en haar dienstverlening opschorten totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden.

Easy Administratie mag haar tarieven wijzigen. Prijswijzigingen worden vooraf en tijdig aangekondigd en gaan in bij verlenging of vanaf de meegedeelde ingangsdatum.

De overeenkomst wordt aangegaan voor de overeengekomen periode, in de regel per jaar, en wordt daarna voortgezet conform hetgeen partijen zijn overeengekomen.

Opzegging vindt schriftelijk (waaronder per e-mail) plaats met inachtneming van de overeengekomen opzegtermijn. Bij gebreke van een afwijkende afspraak geldt een redelijke opzegtermijn.

Elk der partijen mag de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien de andere partij in verzuim blijft na een ingebrekestelling, of in geval van faillissement, surseance van betaling of staking van de onderneming van de andere partij.

Na beëindiging stelt Easy Administratie de klant binnen een redelijke termijn in de gelegenheid zijn gegevens en documenten te verkrijgen, met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen. Reeds verrichte werkzaamheden en verschuldigde bedragen blijven verschuldigd.

Easy Administratie spant zich in om het platform zo goed mogelijk beschikbaar te houden, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid of een specifiek uptimepercentage.

Het platform kan van tijd tot tijd geheel of gedeeltelijk buiten gebruik zijn door onderhoud, updates of storingen. Waar mogelijk wordt gepland onderhoud vooraf aangekondigd en wordt overlast beperkt.

Storingen die het gevolg zijn van internet, apparatuur van de klant, software of diensten van derden vallen buiten de invloedssfeer van Easy Administratie.

Voor de dienstverlening en de werking van het platform maakt Easy Administratie gebruik van diensten van derden. Het gaat onder meer om het boekhoudpakket Exact Online, hosting- en infrastructuurdiensten, authenticatie-, database- en beveiligde opslagdiensten, een dienst voor automatische documentverwerking en gegevensherkenning en een dienst voor het verzenden van e-mailmeldingen.

Op het gebruik van diensten van derden kunnen aanvullende voorwaarden van die derden van toepassing zijn. Voor zover wettelijk toegestaan is Easy Administratie niet aansprakelijk voor storingen, wijzigingen of beëindiging van diensten van derden of voor andere omstandigheden buiten haar invloedssfeer; Easy Administratie zal zich in dat geval inspannen om de gevolgen daarvan voor de klant zoveel mogelijk te beperken.

Voor zover een externe partij bij de uitvoering van de dienstverlening persoonsgegevens verwerkt en daarbij als (sub)verwerker optreedt, zorgt Easy Administratie ervoor dat de daarvoor vereiste privacy- en verwerkersafspraken worden gemaakt overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving (zie ook artikel 15 en het Privacybeleid).

Alle intellectuele-eigendomsrechten op de website, het platform, de software, de huisstijl, teksten en overige door Easy Administratie ontwikkelde of gebruikte materialen berusten bij Easy Administratie of haar licentiegevers. Niets in deze voorwaarden strekt tot overdracht van die rechten.

De klant behoudt de rechten op en de eigendom van de documenten en gegevens die hij zelf aanlevert. De klant verleent Easy Administratie het recht deze gegevens te verwerken voor zover nodig voor de uitvoering van de overeenkomst.

De klant krijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op het platform gedurende de looptijd van de overeenkomst.

Bij de uitvoering van haar dienstverlening kan Easy Administratie persoonsgegevens verwerken. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Voor verwerkingen waarvoor Easy Administratie zelf het doel en de middelen bepaalt, treedt Easy Administratie op als verwerkingsverantwoordelijke. Meer informatie over deze verwerkingen is opgenomen in het Privacybeleid.

Voor zover Easy Administratie persoonsgegevens uitsluitend namens en in opdracht van de klant verwerkt, kan Easy Administratie optreden als verwerker. Indien de AVG dit vereist, worden de afspraken hierover vastgelegd in een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de toepasselijke wettelijke vereisten.

Easy Administratie treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang en andere onrechtmatige verwerking.

Voor zover voor de dienstverlening subverwerkers worden ingezet, worden daarmee de vereiste afspraken gemaakt en worden de toepasselijke verplichtingen omtrent subverwerkers nageleefd.

Deze algemene voorwaarden dienen in samenhang met het Privacybeleid en, indien van toepassing, de verwerkersovereenkomst te worden gelezen.

Partijen behandelen alle vertrouwelijke bedrijfs- en administratieve informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar ontvangen strikt vertrouwelijk en gebruiken deze uitsluitend voor het doel waarvoor zij is verstrekt.

Deze geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die openbaar is, rechtmatig van een derde is verkregen, of die op grond van een wettelijke verplichting of een bevoegd gegeven bevel moet worden verstrekt. De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.

Easy Administratie voert de dienstverlening uit als een inspanningsverbintenis en met de zorgvuldigheid die van een redelijk handelend administratiekantoor mag worden verwacht.

Voor zover wettelijk toegestaan, is de aansprakelijkheid van Easy Administratie voor een toerekenbare tekortkoming beperkt tot directe schade. De totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende opdracht gedurende de twaalf maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis door de klant aan Easy Administratie is betaald, dan wel, indien en voor zover een aansprakelijkheidsverzekering dekking biedt, tot het bedrag dat in het betreffende geval door de verzekeraar wordt uitgekeerd.

Aansprakelijkheid voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en bedrijfsstagnatie, is voor zover wettelijk toegestaan uitgesloten.

Deze beperkingen gelden niet voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Easy Administratie en evenmin voor zover beperking of uitsluiting van aansprakelijkheid op grond van dwingend recht niet is toegestaan.

Een aanspraak op schadevergoeding vervalt indien deze niet binnen een redelijke termijn nadat de klant de schade heeft ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken, schriftelijk bij Easy Administratie is gemeld.

Easy Administratie is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd is door overmacht: omstandigheden buiten haar redelijke controle, waaronder storingen of uitval van internet, hosting, energie of diensten van derden, cyberaanvallen, overheidsmaatregelen en soortgelijke gebeurtenissen.

Gedurende de periode van overmacht worden de verplichtingen opgeschort. Duurt de overmacht langer dan een redelijke termijn, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder dat daardoor een verplichting tot schadevergoeding ontstaat.

Klachten over de dienstverlening kunnen worden ingediend via de contactgegevens onderaan deze pagina. Wij verzoeken de klant klachten zo volledig mogelijk te omschrijven.

Easy Administratie bevestigt de ontvangst van een klacht en streeft ernaar deze binnen een redelijke termijn te behandelen en samen met de klant tot een passende oplossing te komen.

Easy Administratie kan deze algemene voorwaarden wijzigen indien daarvoor een redelijke aanleiding bestaat, bijvoorbeeld vanwege wijzigingen in de dienstverlening, bedrijfsvoering of toepasselijke wet- en regelgeving.

De meest actuele versie is beschikbaar op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen die gevolgen hebben voor een bestaande overeenkomst wordt de klant vooraf op passende wijze geïnformeerd; het enkel plaatsen van gewijzigde voorwaarden op de website geldt niet als voldoende kennisgeving aan bestaande klanten.

Tenzij een wijziging onmiddellijk noodzakelijk is vanwege wet- of regelgeving of een andere zwaarwegende reden, wordt een wezenlijke wijziging ten minste 30 dagen vóór de ingangsdatum aangekondigd.

Indien een wezenlijke wijziging de positie van de klant materieel nadelig beïnvloedt en de klant deze wijziging niet wenst te aanvaarden, kan de klant de overeenkomst vóór de ingangsdatum van de wijziging beëindigen, voor zover de overeenkomst of dwingend recht niet anders bepaalt.

Op de overeenkomst en deze algemene voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Geschillen die niet in onderling overleg kunnen worden opgelost, worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank in het arrondissement waar Easy Administratie is gevestigd, voor zover de wet niet dwingend een andere bevoegde rechter aanwijst.

Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht. Partijen zullen de ongeldige bepaling vervangen door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling.

Easy Administratie mag haar rechten en verplichtingen uit de overeenkomst overdragen aan een derde in het kader van een overname of reorganisatie; de klant wordt hierover geïnformeerd.

Deze algemene voorwaarden zijn beschikbaar in het Nederlands en in het Engels. Bij verschillen in interpretatie tussen de Nederlandse en de Engelse versie is de Nederlandse versie leidend, aangezien op de overeenkomst Nederlands recht van toepassing is.

Voor vragen over deze algemene voorwaarden kunt u contact met ons opnemen via onderstaande gegevens.