Privacybeleid

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 8 juli 2026

Easy Administratie hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer u onze website en ons klantenportaal gebruikt, waarom wij dat doen, op welke juridische grondslag, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten u heeft.

Dit beleid is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en beschrijft uitsluitend verwerkingen die daadwerkelijk binnen onze dienst plaatsvinden.

De verwerkingsverantwoordelijke voor de in dit beleid beschreven verwerkingen is:

Easy Administratie

Voor alle vragen over dit privacybeleid en over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande gegevens.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Easy Administratie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid. Onze bedrijfs- en contactgegevens vindt u hierboven en onderaan deze pagina.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van uw gebruik van onze dienst verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

  • Account- en contactgegevensUw e-mailadres, wachtwoord (uitsluitend versleuteld/gehasht opgeslagen), voor- en achternaam en telefoonnummer.
  • BedrijfsgegevensBedrijfsnaam, adresgegevens, KvK-nummer, btw-nummer en IBAN, voor zover u deze aanlevert.
  • Administratie- en factuurgegevensGegevens van verkoopfacturen en inkoopfacturen (zoals factuurnummers, bedragen en datums), btw-aangiften en jaarcijfers die binnen het portaal worden vastgelegd.
  • Geüploade bestanden en documentenFacturen, bonnen, btw-documenten, jaarcijfers en overige bestanden (PDF's en afbeeldingen) die u uploadt en die in beveiligde opslag worden bewaard. Deze bestanden kunnen zelf persoonsgegevens bevatten.
  • BerichtenDe inhoud van berichten die u via het platform met Easy Administratie uitwisselt, inclusief eventuele bijlagen.
  • VoorkeurenUw taalvoorkeur voor de interface (Nederlands of Engels) en, indien ingesteld, uw afzonderlijke chattaal voor automatische vertaling.
  • Technische en beveiligingsgegevensGegevens die noodzakelijk zijn voor authenticatie en beveiliging, zoals sessie- en inloggegevens, technische logbestanden en meta-/verbruiksgegevens van geautomatiseerde tekstherkenning.

3. Doeleinden en juridische grondslagen

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden en telkens op een geldige juridische grondslag onder de AVG:

  • Aanmaken en beheren van uw accountOm u toegang te geven tot het klantenportaal en uw account te beheren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
  • Leveren van onze administratieve dienstverleningOm verkoop- en inkoopfacturen, btw-aangiften, jaarcijfers en documenten te verwerken en beschikbaar te stellen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en, voor de wettelijk verplichte administratie, een wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).
  • CommunicatieOm via berichten in het portaal en per e-mail met u te communiceren over uw dossier en onze dienstverlening. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) en ons gerechtvaardigd belang bij een goede dienstverlening (art. 6 lid 1 sub f AVG).
  • Automatische chatvertalingWanneer de gedeelde Vertaler is ingeschakeld, verwerken wij uitsluitend de tekst van het betreffende nieuwe chatbericht om deze naar de ingestelde chattaal of naar het Nederlands te vertalen. De originele tekst blijft bewaard. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij toegankelijke communicatie (art. 6 lid 1 sub b en f AVG).
  • Automatische tekstherkenning (OCR) van facturenOm bij het uploaden van een verkoopfactuur het factuurnummer en het totaalbedrag als voorstel automatisch uit te lezen, zodat u minder handmatig hoeft in te voeren. U controleert en bevestigt de waarden altijd zelf. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij efficiënte gegevensinvoer (art. 6 lid 1 sub b en f AVG).
  • Beveiliging en misbruikpreventieOm onze dienst, uw gegevens en onze systemen te beveiligen en misbruik te voorkomen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) en, waar van toepassing, een wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).
  • Voldoen aan wettelijke verplichtingenOm te voldoen aan fiscale en administratieve bewaar- en verantwoordingsverplichtingen. Grondslag: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de hierboven genoemde doeleinden, tenzij een langere bewaring wettelijk verplicht is.

  • Administratieve en fiscale gegevensFacturen, bonnen en overige financiële/administratieve documenten bewaren wij conform de wettelijke fiscale bewaarplicht van in beginsel 7 jaar (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen); voor gegevens over onroerende zaken geldt een termijn van 10 jaar.
  • Account- en contactgegevensDeze bewaren wij gedurende de looptijd van de overeenkomst en verwijderen wij daarna binnen een redelijke termijn, behoudens de hierboven genoemde wettelijke bewaarplichten.
  • Berichten en niet-fiscale documentenDeze bewaren wij zolang dat nodig is voor onze dienstverlening; u en de beheerder kunnen deze binnen het portaal verwijderen, tenzij zij onderdeel uitmaken van de wettelijk te bewaren administratie.
  • Voorkeuren en technische logsUw taalvoorkeur bewaren wij tot verwijdering van uw account; technische log- en beveiligingsgegevens bewaren wij gedurende een beperkte periode.

5. Verstrekking aan en verwerking door derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij schakelen wel zorgvuldig geselecteerde dienstverleners (verwerkers) in die namens ons persoonsgegevens verwerken en uitsluitend volgens onze instructies. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten. Het gaat om de volgende categorieën dienstverleners:

  • Authenticatie, database en bestandsopslag (Supabase)Voor het beheer van accounts en authenticatie, de opslag van uw gegevens in de database en de beveiligde opslag van door u geüploade bestanden.
  • Databasehosting (MongoDB)Voor de opslag van documentgegevens, berichten en gebruikersinstellingen.
  • Automatische chatvertaling (OpenAI)Uitsluitend wanneer de Vertaler is ingeschakeld, voor het vertalen van de tekst van één nieuw chatbericht. Er wordt geen volledig dossier of volledige chatgeschiedenis meegestuurd.
  • Automatische tekstherkenning (Google – Gemini API)Voor het automatisch uitlezen van factuurgegevens uit door u geüploade documenten (OCR).
  • E-mailverzending (Resend)Voor het verzenden van transactionele e-mailmeldingen, bijvoorbeeld wanneer er een nieuw document voor u is klaargezet. Deze dienst wordt aangeboden via onze platformleverancier.
  • Hosting- en platforminfrastructuurVoor het hosten, beschikbaar houden en onderhouden van de applicatie.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verstrekken aan derden wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan toezichthoudende of fiscale autoriteiten.

6. Doorgifte buiten de EU/EER

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Unie/Europese Economische Ruimte (EU/EER) te verwerken. Een aantal van onze dienstverleners is echter (mede) buiten de EU/EER gevestigd of kan gegevens daarbuiten verwerken, in het bijzonder in de Verenigde Staten (zoals Google, OpenAI en Resend).

Voor zover er sprake is van doorgifte van persoonsgegevens naar een land buiten de EU/EER, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt met passende waarborgen zoals bedoeld in de AVG, zoals de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) en/of deelname van de betreffende partij aan het EU-US Data Privacy Framework.

7. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Zo maken wij onder meer gebruik van versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag van wachtwoorden, strikte toegangs- en rolgebaseerde beveiliging waarbij klanten uitsluitend hun eigen gegevens kunnen inzien, en beveiligde, afgeschermde bestandsopslag.

Om veiligheidsredenen maken wij geen gevoelige technische details van onze beveiligingsmaatregelen openbaar.

8. Uw privacyrechten

Op grond van de AVG heeft u, voor zover van toepassing op de betreffende verwerking, de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzageU kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
  • Recht op rectificatieU kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren of aanvullen.
  • Recht op verwijderingU kunt in bepaalde gevallen verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens, behoudens gegevens die wij wettelijk moeten bewaren.
  • Recht op beperking van de verwerkingU kunt in bepaalde gevallen verzoeken de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken.
  • Recht op overdraagbaarheidU kunt de door u verstrekte gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat ontvangen of laten overdragen.
  • Recht van bezwaarU kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang.

U kunt een verzoek tot uitoefening van deze rechten indienen via de contactgegevens onderaan deze pagina. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Om uw privacy te beschermen kunnen wij u vragen zich te identificeren voordat wij een verzoek in behandeling nemen.

9. Intrekken van toestemming

Voor zover wij een verwerking baseren op uw toestemming, heeft u het recht deze toestemming op elk moment in te trekken. Het intrekken van uw toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking onverlet.

10. Klacht indienen

Bent u het niet eens met de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan vragen wij u eerst contact met ons op te nemen zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

11. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking, en wij passen geen profilering toe.

De automatische tekstherkenning (OCR) bij het uploaden van facturen is uitsluitend een hulpmiddel: de herkende waarden zijn een voorstel dat u zelf controleert, aanpast en bevestigt. Er wordt op basis hiervan geen geautomatiseerd besluit over u genomen.

12. Cookies en lokale opslag

Wij gebruiken geen tracking-, advertentie- of analysecookies en volgen uw gedrag niet voor marketingdoeleinden.

Voor het functioneren van het klantenportaal maken wij uitsluitend gebruik van strikt noodzakelijke, functionele lokale opslag in uw browser, namelijk voor het behoud van uw inlogsessie (authenticatie) en het onthouden van uw taalvoorkeur. Omdat wij geen niet-functionele cookies plaatsen, is hiervoor geen aparte toestemming vereist.

13. Persoonsgegevens in door u geüploade documenten en berichten

Via Easy Administratie kunt u facturen, administratieve documenten, afbeeldingen, bestanden en berichten verwerken die persoonsgegevens van anderen kunnen bevatten (bijvoorbeeld van uw eigen klanten, leveranciers of medewerkers).

Voor de persoonsgegevens die u zelf in uw administratie aanlevert en uploadt, bent u de verwerkingsverantwoordelijke en bent u er verantwoordelijk voor dat u deze gegevens rechtmatig verwerkt en mag delen. Easy Administratie verwerkt deze gegevens in uw opdracht om de dienst te leveren en de bestanden veilig op te slaan en beschikbaar te stellen; in die hoedanigheid treedt Easy Administratie op als verwerker.

Waar Easy Administratie in het kader van de administratieve of boekhoudkundige dienstverlening zelf doel en middelen van de verwerking bepaalt, treedt Easy Administratie op als verwerkingsverantwoordelijke. De onderlinge rollen en afspraken worden vastgelegd in de (verwerkers)overeenkomst tussen u en Easy Administratie.

14. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening of wet- en regelgeving daartoe aanleiding geeft. De meest actuele versie vindt u altijd op deze pagina. De datum bovenaan bij 'Laatst bijgewerkt' geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is gewijzigd.

15. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid, over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, of wilt u een van uw privacyrechten uitoefenen? Neem dan contact met ons op via onderstaande gegevens.

info@easyadministratie.net·+31 (0)6 230 88 666·Martinetstraat 28, 8044 RG Zwolle